Тайм-менеджмент в современной организации. Тайм-менеджмент и управление временем: практическое руководство, обзор систем для управления

Наталья Бурундукова

Работая руководителем детского сада, необходимо быть всегда в форме и начеку. Режим постоянной готовности - основная черта руководителя. Помимо очерченного круга обязанностей периодически возникают внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства. Одно, другое, третье, и вы понимаете, что не успеваете НИЧЕГО. Знакома ли вам такая ситуация?

Или, наоборот, вы делаете все четко и по плану. Но ваши близкие люди начинают обижаться - все ваше время посвящено работе в детском саду. К сожалению, такие ситуации нередки.

(практикум)

Рассмотрим обычное утро руководителя, время - 08.10.

Заведующий просматривает электронную почту. Раздается звонок телефона, заведующий снимает трубку и разговаривает с «кипящим» родителем, недовольным работой воспитателя.

это время другой родитель входит в кабинет директора и сообщает о наличии пакета с неизвестным содержимым за прогулочной верандой на территории детского сада. В коридоре своей очереди ждет младший воспитатель. Делопроизводитель приносит письмо с предписанием из Роспотребнадзора «О проведении комплекса мероприятий, направленных на локализацию и ликвидацию очага острой кишечной инфекции среди детей и персонала учреждения. На столе со вчерашнего дня лежит заполненный акт обследования и категорирования объекта и паспорта безопасности учреждения.

Распределите очередность выполнения дел.

Проблема управления собственным временем для меня стала актуальной, поэтому я обратилась к технологии тайм-менеджмента.

В современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Тайм-менеджмент в работе современного руководителя детского сада - одно из актуальных направлений современного менеджмента, относительно новая для России и динамично развивающаяся его отрасль. Ее основная задача- выявление принципов эффективного управление временем.

Менеджмент сегодня - это мотивация, раскрытие потенциала работника.

Тайм-менеджмент применим как к размеренной работе младшего обслуживающего персонала, так и к профессиональной деятельности педагогов и руководителей образовательных организаций.

Одним из инструментов повышения эффективности рабочего времени является внедрение методов тайм-менеджмента.

Под тайм-менеджментом понимается технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем (тайм-менеджмент) это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование,распределение, постановкуцелей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов.

Пониманием ли мы одно и то же, обсуждая понятие время? Ответ очевиден - мы очень разные по своему отношению ко времени. Причин тому много, одна - из области психофизиологии, это понятие - «собственная единица времени». СЕВ - это субъективная величина, которая играет роль своеобразного индивидуального шага, измеряющее текущее время (Б. И. Цуканов).

Упражнение «Собственная Единица Времени»

Как и механические часы, наши внутренние часы тоже могут идти точно, спешить или опаздывать. Почему это важно в контексте разговора о тайм-менеджменте? Это необходимо для того, чтобы не тратить свой невосполнимый ресурс времени на бесцельные размышления. Ведь планировать прошлое бессмысленно: всё уже случилось. А строить планы будущего в отрыве от настоящего - бесполезное занятие.

Тайм-менеджмент - это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связанно с будущим. Свои психофизиологические особенности восприятия времени нужно, прежде всего определить, а затем учитывать при организации времени.

Для этого вам необходимо закрыть глаза, и, не просчитывая, открыть их через 1 мин., по вашему мнению.

В результате экспериментального измерения собственной единицы времени вы увидите, к какой группе людей вы относитесь, что же делать со своими внутренними часами? Идут ли они верно или требуют ремонта:

1 - люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут там и потом). Им характерно ставить цели в отрыве от настоящего, не соотнося их с конечным результатом и затрачиваемыми ресурсами;

2 - люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут там и тогда, планируют свое прошлое, что абсолютно бессмысленно;

3 - люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только здесь и сейчас, размышления о перспективах, планирование будущего – необходимый ресурс эффективного управления временем;

4 - люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего (мое завтра начинается сегодня).

Куда уходит наше время?

По даанным французских социологов из материалов журнала «Наука и жизнь») за 70 лет современный средний европеец:

Стоит 30 лет.

Спит 23 года.

Сидит 17 лет.

Ходит 17 лет.

Работает 8-9 лет.

Ест 6-7 лет.

Едет в транспорте 3 года.

Разговаривает и слушает разговоры 2 года.

Смотрит телевизор 6 лет.

Смеется 623 дня.

Готовит еду 560 дней.

Болеет насморком 500 дней.

Занимается шопингом 440 дней.

Болеет 440 дней.

Отмечает праздники 340 дней.

Заполняет различные документы 305 дней.

Читает 250 дней.

Говорит по телефону 180 дней.

Одевается мужчины 177, женщины 531 день.

Ходит в туалет по малой нужде 106 дней

Прежде чем перейти к правилам планирования времени руководителя, я хочу познакомить вас со стариной притчей о времени

В траве лежало яблоко. Хорошее, лишь с одного боку пятнышко.

Учитель поднял яблоко и сказал:

Есть две возможности. Можно его слегка обтереть и сразу есть. А можно достать ножик. Вырезать все сомнительные места, а потом уже есть. Но уже без брезгливости и опаски. И съесть удастся больше. Ведь в первом случае мы невольно оставляем сколько-то хорошего вокруг плохого. Правда, в первом случае мы можем начать есть сразу, а во втором - лишь после предварительной работы. Это две разные стратегии. Во всех делах. Во всех без исключения. Ничто на свете так не важно, как эта разница.

Правила планирования времени руководителя

(Современные приемы тайм-менеджмента)

1. Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала.

Цель должна быть ясной, четкой и понятной. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. Еще один важный момент. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать намеченных целей, руководитель должен четко представлять свой бюджет времени.

2. Существуют несколько основных правил планирования рабочего времени:

Основное правило классического планирования времени: 60% - запланированное время, 20% - резерв времени на незапланированные действия, 20% - творчество.

Вспомним функции управления

«Золотые» пропорции планирования времени сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога поглощают 80% рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом - многочисленные второстепенные.

возвращаемся к правилам планирования времени

3. Важно фиксировать и перепроверять, как и на что вы используете свое время.

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

Постоянное выполнение работы за своих коллег (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых вы участвовали. Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов.

Хронофаги-поглотители времени:

Отсутствие целей

Нечеткая постановка целей

Отсутствие приоритетов

Попытка слишком много сделать за один раз

Плохое планирование дня

Личная неорганизованность, незнание того, с чего начать

Недостаток мотивации

Хаос в бумагах и на столе, необходимость тратить время на поиски нужных записей

«Расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности

Отрывающие от дел телефонные звонки

Болтовня на частные темы

Отсутствие самодисциплины

Медлительность

Длительное ожидание

Спешка, нетерпение

4. Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде дела. Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу при составлении плана на следующий период.

5. Разделите задачи на долго-, средне- и краткосрочные. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с этим.

Как определить, какие из дел важные и срочные? В этом нам поможет метод Эйзенхауэра. Вернемся к обычному утру директора и распределим дела с применением решетки Эйзенхауэра.

Важное срочное - требует немедленного решения.

Важное не срочное - стоит поручить другому или наметить на не напрягающий вас срок его выполнения. (здесь главное- не затягивать до момента, когда оно станет важным срочным).

Неважное несрочное- дело лучше игнорировать, так же как и неважное срочное (его можно перепоручить кому-то сделать).

6. Работайте над своими планами регулярно и системно (доводите до конца начатое дело).

7. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования, планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.

8. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени (н-р: лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течении следующего целого дня нагонять упущенное накануне).

9. Составляйте свои временные планы на формулярах собственного изготовления или на специально разработанных карточках. (вы всегда будете иметь полный обзор дел).

10. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние, а не просто действие.

11. Предусматривайте в плане столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

12. Устанавливайте точные сроки исполнения задач.

13. С самого начала в своих планах устанавливайте, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

14. Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные дела быть выполнены полностью.

15. Планируйте выполнение рутинных функций: просмотр документации, обход ДОУ.

16. Стремитесь сократить расход времени на непродуктивную деятельность.

17. Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и кратковременных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.

18. Старайтесь сделать свои рабочие дни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей.

При постановке цели на предстоящий планируемый период необходимо знать, на какой отрезок времени планировать достижение конкретных результатов как в плане личной жизни, так и карьеры.

Итак, рассчитаем личный капитал времени.

Исходные данные для расчета капитала времени

Показатель Условное обозначение Значение

Возраст, лет ВЛ 40

Пенсионный возраст, лет ВП 55

Число календарных дней в году NK 365

Число рабочих дней в году NP 250

Продолжительность рабочего дня ТЧ 7

Число свободных часов в течение рабочего дня ТС 2

Число выходных дней NB 115

Число свободных часов в течение выходного дня NC 10

Капитал личного времени КЛ состоит из капитала рабочего времени КР и капитала свободного времени КС:

КЛ = КР + КС

Капитал рабочего времени определяется как:

КР = (ВП – ВЛ) * NP* ТЧ = (55 – 40) * 250 * 7 = 26250ч

Капитал свободного времени:

КС = (ВП – ВЛ) * NР * ТС + (ВП – ВЛ) * NВ * NС = (55 – 40) * 250 * 2 +

+ (55 – 40) * 115 * 10 = 24750ч

Капитал личного времени:

КЛ = 26250+ 24750 = 51000ч

Расчеты показывают, что я располагаю ограниченным ресурсом времени. В моем распоряжении всего 24750 часов свободного времени. Гораздо больше времени (26250 часов) уходит на работу.

Что можно совершить за 26750 часов? Все зависит от того, какие цели я преследую. Это можно установить методом инвентаризации целей, т. е. разобраться в том, чего я желаю.

Если подытожить, что является основным в тайм-менеджменте?

Самое главное – планирование времени должно войти в привычку. Как только это произойдет, вы будете делать это так же, как чистить зубы по утрам. Это станет неотъемлемым ритуалом. И эффективность сильно возрастет. Будет время, чтобы заняться повышением профессионализма, подумать над стратегиями, заняться собой. Это и есть цель. Если тайм-менеджмент не войдет в привычку, результата приносить не будет. Он будет, но от раза к разу. Нестабильно. Так же, как если садиться на диету и правильно питаться 1-2 дня в неделю, а потом "отрываться". Эффекта не будет. Здесь обязательно должна быть система. Кроме того, необходимо постоянно развиваться в этом направлении: читать специальную литературу, посещать семинары и тренинги, практиковать новые техники. Рекомендую начать знакомство с тайм-менеджментом с книг Глеба Архангельского и Стивена Р. Кови.

Время - самый бесценный, самый незаметный ваш ресурс. Научитесь им управлять, научитесь ставить цели, планировать дела, жизнь, чтобы, однажды оглянувшись назад, вы увидели свое радостно улыбающееся Время, которого вам всегда и на все будет хватать!

Успехов в работе!

Здравствуйте! Сегодня поговорим про тайм-менеджмент или эффективное управление временем и ответим на вопрос, как все успевать!

Человек является частью социума. У каждого из нас есть определенные обязанности перед самим собой, коллегами и родными. Порой кажется, что жизнь – это калейдоскоп одинаковых дней, с большим количеством задач, на решение которых постоянно не хватает времени. Если вы ассоциируете себя с белкой в колесе, тогда вам интересно будет узнать о том, что временем можно эффективно управлять.

Что такое тайм-менеджмент или управление временем

Взгляните на богатых и успешных людей. Они владеют большим бизнесом, руководят огромным количеством людей и находят время для отдыха и семьи. «Как все успевают успешные люди?» спросите вы. Да все потому, что они знают и владеют основами тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это умение рационально распределять свои временные ресурсы. В переводе с английского означает «управление временем». Конечно, люди не волшебники и не умеют возвращать время вспять, или останавливать его. Но мы можем научиться грамотно распределять каждую минуту, чтобы успевать выполнять все поставленные задачи.
Девизом успешных тайм-менеджеров можно считать выражение «Успевай больше, работая меньше».

Кому будет полезен тайм-менеджмент

Люди имеют разные потребности и разные обязанности. Не стоит думать, что проблема отсутствия свободного времени это проблема только руководителей и состоятельных людей. На самом деле учиться делать максимальное количество дел в определенный промежуток времени начинают с детства.

Давайте вспомним хотя бы распорядок дня ребенка. Наверняка у многих дома висел плакат «Расписание уроков и распорядок дня». Благодаря ему дети соблюдают режим дня и дисциплинируются.

Если вы задаетесь вопросами: «Как работать и успевать все делать по дому женщине с ребенком», «Как научиться быстрее все успевать и не уставать», значит данные вопросы для вас актуальны, особенно если вы молодая мама. Некоторые представительницы прекрасного пола успевают следить за тремя детьми, ухаживают за собой и мужем, а некоторые не могут справиться даже с одним ребенком.

Поэтому не стоит думать, что тайм-менеджмент – это бесполезная наука, которая в жизни вряд ли вам пригодится. На самом деле, если вы научитесь контролировать свое время, вы обретете счастье и гармонию во всех сферах жизнедеятельности.

История тайм-менеджмента

Люди с древних времен пытались максимально эффективно распределять свои трудовые ресурсы, поэтому еще в Древнем Риме философ Сенека начал распределять потраченное время, на то, которое он провел с пользой и бесполезное. Если известный мыслитель делал что-то полезное, то такое время считалось хорошим, бесполезное – плохим.

Позже Сенека начал записывать, что и когда он делал. После этого проводил анализ потраченного времени и оценивал его эффективность. Можно сказать, что он занимался построением системы эффективного тайм менеджмента.
В ΧV веке известный итальянский ученый Альберти утверждал, что люди, которые умеют с пользой управлять своим временем, всегда будут успешными.

Уже в ΧΧ веке был создан институт труда, где работало немало известных личностей. Например, биолог Любящев А.А. изобрел метод хронометража. Его успешно и сейчас применяют на большом количестве предприятий, анализируя рабочее время каждого специалиста.

Хронометраж позволяет проанализировать, сколько времени необходимо человеку для выполнения определенной задачи.

Основные составляющие тайм-менеджмента

Перед тем как приступить к изучению основных правил тайм-менеджмента, необходимо знать, из каких частей он состоит. То есть что необходимо будет делать, и благодаря чему вы научитесь распределять свое время:

• Строгий учет всего времени;
• Оптимизация рабочих временных ресурсов;
• Ежедневное планирование своего дня;
• Постоянная мотивация.

Управлять своим временем нужно не только в рабочие часы, но и в период отдыха. Это поможет лучше восстановить свои силы, а также даст возможность чувствовать себя счастливым, самодостаточным и успешным человеком.

Не каждый гражданин нашей страны вообще слышал о том, что своим временем можно умело управлять. Соответственно о существовании методики тайм-менеджмента многие даже не подозревают. Но в случае если человек все-таки заинтересовался и поверхностно ознакомился с минимальной информацией об этом искусстве, то он сразу становится заложником многих страхов.
Рассмотрим самые популярные страхи, связанные с тайм-менеджментом.

1. Никто не может управлять временем, поэтому жизнь шла, и будет идти своим чередом. Это неверное утверждение, ведь вы сами являетесь хозяевами своей судьбы. Только от вас зависит, насколько быстро будет выполнена работа и сколько останется времени для отдыха и общения с друзьями. Овладев полезными привычками, которые помогают сэкономить время, вы будете управлять не временем, а своей жизнью;
2. Благодаря тайм-менеджменту придется больше работать. Некоторые люди действительно боятся, того, что если у них появится свободное время, то придется выполнять больше незапланированной работы. На самом деле тайм-менеджмент позволяет оптимизировать все процессы, и вы вряд ли успеете сделать незапланированную работу;
3. Придерживаясь правил тайм-менеджмента, можно превратиться в робота. Многие думают о том, что если полностью распланировать свою жизнь, то можно лишиться всех человеческих радостей. На самом деле тайм менеджмент не забирает время, а наоборот помогает найти лишний час-два, который можно потратить на себя.

Принципы тайм-менеджмента или как все успевать

Искусство управления своим временем – это довольно сложная наука, на изучение которой может уйти не один год. Но мы постарались выделить основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовывать день каждого человека.

Планируйте каждый свой день

Каждый день перед сном старайтесь выделить несколько минут для того, чтобы в письменной форме составить план на следующий день. Сделать это можно на листке бумаги или на демонстрационной доске. Пропишите каждую минуту своего времени, не забывая об отдыхе и форс-мажорных обстоятельствах. Не забывайте достаточно времени уделять именно этим пунктам, ведь никто не застрахован от непредвиденных трудностей.

Свой план носите всегда с собой (если он записан в блокнот или ежедневник), периодически в него посматривайте и проверяйте, укладываетесь ли вы в отведенное время. Вычеркивайте или стирайте выполненные пункты. Так вы будете чувствовать самоудовлетворение от выполненной работы.

Ставьте перед собой цель

У каждого человека есть мечта, которая превращается в определенную цель. Людям, которые ставят перед собой определенные задачи и знают ради чего они работают, легче достичь желаемого.

Например, если вы обычный среднестатистический офисный работник, но ставите перед собой цель быть руководителем, тогда необходимо получить соответствующее образование, хорошо себя зарекомендовать перед начальством и качественно выполнять свою работу. В таком случае у вас есть большие шансы продвинуться по карьерной лестнице. Возможно, в будущем вы . И в идеале, введете стандарт корпоративного тайм-менеджмента в своей организации. Главное действительно этого хотеть и не сидеть сложа руки.

Немаловажно научиться правильно ставить цели. Для начала подумайте, чего именно вы хотите. Ваша цель должна быть конкретной, достижимой, актуальной, измеримой и ограниченной временными рамками. Не нужно мечтать о том, что живя в глубинке и работая на небольшом заводе, вы через пару лет сможете стать президентом. Ставьте перед собой реальные цели и идите к заветной мечте.

Научитесь фиксировать свой план действий

О важности составления планов вы уже знаете, теперь давайте вместе рассмотрим, как грамотно распланировать свои дела.

Поможет нам в этом Диаграмма Ганта. Это, на первый взгляд, тяжелый метод, с которым не каждый справится. Но на самом деле все довольно просто. Работу этого метода рассмотрим на примере.

Вам необходимо построить дом. Вы прописываете все этапы строительства (проектирование, заложение фундамента, наземные, отделочные работы и т. д.) После чего данные заносите в таблицу и указываете сроки и очередность их осуществления. Некоторые мелкие процессы, выполнение которых не влияет на качество работ, можно объединить, тем самым сократив время на их выполнение.

Составление такой диаграммы позволяет наглядно объяснить масштабность выполняемых работ, благодаря чему работники включаются в процесс быстрее.

Расставляйте приоритеты

Для достижения поставленной цели каждому человеку приходится выполнять ряд задач разной степени тяжести. Поэтому нужно научиться расставлять приоритеты и выделять самые важные процессы.

Для того чтобы правильно распланировать свой день, можно воспользоваться несложным принципом. Он называется способ «АБВГД».
Его суть заключается в следующем. Вы составляете план на день начиная с самых важных дел. То есть, под буквой «А» мы подразумеваем выполнение самого важного процесса, под «Б» — менее важного, «В» — не очень важное и т. д.

Выполнение самых сложных и важных задач необходимо запланировать наутро, или самый продуктивный для вас период. Дело в том, что если самую тяжелую задачу сразу не выполнить и постоянно откладывать ее решение на потом, то чувство невыполненного долга будет эмоционально на вас давить. Известный специалист в области активного тайм-менеджмента Б.Трейси советует подходить к решению подобных вопросов жестко и однозначно. Он является автором метода тайм-менеджмента «Позавтракай лягушкой», которым успешно пользуется огромно количество людей.

Его суть заключается в следующем. Вы выполняете самые тяжелые и трудоемкие задачи («лягушки») в первую очередь. Это необходимо для того, чтобы вы успели сделать все запланированные дела, а ваш эмоциональный фон, на протяжении всего дня, оставался в норме.

Логическим продолжением метода с лягушкой является принцип или закон Парето. Он гласит что, 20% всех приложенных нами усилий дают результат в 80%, а оставшиеся 80% усилий результативны только на 20%.

Именно поэтому основной задачей каждого является выявить наиболее эффективные 20% и сконцентрироваться на их выполнении.
Есть еще один метод, который помогает расставить все приоритеты. Называется он «Матрица Эйзенхауэра». Известный успешный политический деятель славился своей практичностью. Он разделяет все свои дела на 4 категории:

• Срочные и важные . Эти дела необходимо выполнять в первую очередь. Из-за своей важности их не стоит поручать другим. Если вы будете затягивать с выполнением таких задач, это может быть чревато негативными последствиями в будущем;
• Важные, но не срочные . Обратите внимание именно на этот пункт. Именно с этой категорий задач можно выполнять планирование. Но не стоит откладывать их выполнение надолго, т. к. эти дела могут перейти в пункт срочные и важные;
• Срочные, но не очень важные . Такие дела в основном забирают много времени, поэтому именно их можно делегировать, т. е. перепоручить кому-то;
• Неважные и несрочные . Их лучше вообще вычеркнуть из списка, чтобы не тратить свое время.
  Попробуйте и вы использовать эти методы, и уже через несколько дней поймете, насколько они действенны.

Фокусируйтесь на главном и научитесь делегировать

У каждого человека есть огромное количество дел, которые нужно сделать в течение дня. Некоторые из них могут занять у вас несколько минут, а некоторые требуют нескольких часов. Постарайтесь за все трудные и важные дела браться самостоятельно, а менее важные поручать другим людям.

Например, если в семье никто, кроме мамы, не умеет готовить борщ, а помимо обеда необходимо еще вытереть пыль и сложить игрушки, то рационально будет поручить уборку детям или папе, в то время когда мама будет готовить обед. При таком раскладе все накормлены, а квартира убрана.

Или другой пример, если вы ежедневно зарабатываете несколько тысяч рублей в день и у вас потек кран, то легче поручить ремонтные работы сантехнику и заплатить ему пару сотен, в то время как вы за это время заработаете в несколько раз больше.
Освойте принципы делегирования, т. е. не бойтесь перекладывать на других часть своих обязанностей.

Анализируйте прожитый период и создавайте свои личные правила тайм-менеджмента

Периодически оглядывайтесь назад и старайтесь анализировать прожитый период. Обращайте внимание на то, насколько рационально вы тратили время, как быстро достигли поставленной цели, какие трудности при этом встречались на вашем пути и т. д.
Регулярно анализируйте свою жизнь и отмечайте то, с какой скоростью она движется, полностью ли вы довольны своими действиями.
Опираясь на основные принципы тайм-менеджмента, создавайте свои правила, которые помогают вам оптимизировать временные ресурсы и чувствовать себя счастливым и успешным человеком.

Не забывайте отдыхать

Планируйте свой отдых как одну из главных задач. Именно от того, насколько хорошо вы восстановили свои силы, зависит качество и быстрота выполняемой работы. Не пренебрегайте сном. Сон взрослого человека должен составлять не менее 8 часов в сутки. Иначе депрессия и упадок сил вам гарантированы, а это главные враги продуктивной работы.

Не забывайте общаться с друзьями и близкими. Не забрасывайте свои хобби и увлечения. Приятное времяпровождение способствует расслаблению человека и делает его жизнь более яркой.

Распланируйте свой следующий день

Ложась спать, намечайте задачи, которые вы бы хотели завтра осуществить. Лучше записать все пункты, чтобы ничего не упустить, ведь человек не робот и ему свойственно забывать некоторые мелочи.

Планированием лучше заниматься в вечернее время. То есть вы вечером сегодняшнего дня продумываете следующий. Это позволяет существенно оптимизировать временные ресурсы, проще говоря, вы грамотно распределяете свое время.

Последний день

Старайтесь каждый день проживать как последний. Не откладывайте выполнение важных дел. Дела, на которые постоянно не хватает времени, иногда, так и остаются в планах, т. е. нереализованными. Поэтому по возможности максимально выкладывайтесь в течение каждого дня. Благодаря этому у вас не будет скапливаться масса рутинной и неинтересной работы.

Фильтруйте информацию

Изучая определенную информацию в интернете или печатных изданиях, старайтесь выделять главные аспекты статьи и «пробегать» взглядом именно по ним. Очень часто предоставляемая информация переполнена различной рекламой, или излишками рассуждений авторов, т. е. «водой». Научитесь читать «через строчку», это существенно сэкономит ваше время.

Пожиратели времени

Очень много времени современные люди тратят на просмотр абсолютно не нужной информации в соц. сетях и других интернет – ресурсах, а также на бесполезные разговоры по телефону.

А ведь время – это тот ресурс, который нельзя восполнить. Для того чтобы понять насколько оно вам дорого посчитайте, сколько примерно вы зарабатываете в течение часа. А теперь подумайте, сколько времени и денег вы напрасно теряете. Даже если не переводить все это в денежный эквивалент, задумайтесь, что вместо пустой болтовни по телефону можно было почитать книжку ребенку, или поиграть с ним. А это куда полезнее и принесет больше удовлетворения.

Конечно, изолироваться от всех и прекратить общение с друзьями это тоже не выход. Но попытайтесь минимизировать общение с действительно ненужными людьми. Научитесь им говорить «Нет».

Проанализируйте привычки и выявите именно своих «пожирателей времени». Постепенно избавляйтесь от них, учитесь .

Концентрация на выполнении одного дела

Постарайтесь не браться за выполнение нескольких дел одновременно. Так вы будете распылять свои силы, а внимание будет рассеянным. Вы дольше будете выполнять каждый процесс. Возьмите одно дело и выполните его полностью, после этого приступайте к следующему.

История знает некоторых людей, которые могли делать несколько дел одновременно (например, Юлий Цезарь), но они всего лишь исключение из правил.

Но есть такие процессы, которые можно и нужно совмещать. Например, езда в общественном транспорте у большинства людей занимает много времени. Почему бы в это время не заняться самообразованием. Ведь можно прослушать аудиокнигу, или прочитать интересный журнал.

Эксперты советуют не хвататься за все. Лучше медленно и уверенно идти к поставленной цели, качественно выполняя каждую задачу.

Изучите свои биологические часы

Ритм жизни у каждого человека индивидуален. У кого-то пик активности припадает на утренние часы, а кто-то спит до обеда, а к вечеру начинает работать. Только вы сами знаете, когда у вас подъем сил и наиболее высокая работоспособность. Именно в этот период и постарайтесь выполнять максимальный объем заранее спланированной работы. Делайте это в одно время.

Приведите в порядок рабочее место

У всех успешных людей можно заметить идеальный порядок на их рабочем месте. Это касается как обычного стола, так и рабочего стола ПК. Вы когда-нибудь замечали, сколько тратите своего времени на поиск какого-нибудь документа? Ученые подсчитали, что люди, имеющие беспорядок на своем рабочем месте, тратят 30% времени на поиск необходимого документа, инструмента и т. д.
Наведите порядок, утилизируйте ненужные бумаги, избавьтесь от мусора. Благодаря этому вы будете чувствовать себя комфортно, а работоспособность повысится.

Отдельное рабочее место

Если вы трудитесь в домашних условиях и считаете, что все жилище – это рабочее место, то вы глубоко заблуждаетесь. Пока вы работаете, вас может отвлекать масса мелочей. Постарайтесь обустроить свой уголок, где будут храниться все ваши вещи, необходимые для рабочего процесса.

Например, если вы занимаетесь пошивом одежды на дому, то не стоит разбрасывать швейные принадлежности по всей квартире. Поиск необходимой вещицы займет много времени. Обустроив свое рабочее место, вы избавите себя от дополнительных уборок и постоянных поисков.

Книги о тайм-менеджменте или управлении временем

Если вы всерьез решили изменить свою жизнь и хотите больше узнать о тайм-менеджменте, тогда вам будет полезно прочитать следующие книги. Они являются трудами известных специалистов в этой области и пользуются большой популярностью:

1. «Хозяин времени», автор Евгений Попов.
2. «Экстремальный тайм-менеджмент», авторы Николай Мрочковский и Алексей Толкачев.
3. «Как привести дела в порядок или Искусство продуктивности без стресса», автор Дэвид Ален.
4. «Тайм «Драйв», автор Глеб Архангельский.
5. «Результативный тайм-менеджмент», «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку», «Управляйте своим Временем», автор Брайан Трейси.
6. «Время — деньги», автор Мэтью Эдлунг.
7. «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью», автор Джулия Моргенстерн.
8. «Интегрированный тайм-менеджмент», автор Стив Прентис.
9. «Как успевать жить и работать», авторы Дон Аслетт и Кэрол Картаино.
10. «Ваше время – в Ваших руках», автор, Лотар Зайверт.
11. «Жесткий тайм-менеджмент», автор Дэн Кеннеди.
12. «Искусство успевать», автор Алан Лакейн.
13. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове», автор Реджина Лидс.
14. «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности», автор Кэрри Глисон.

Заключение

Если вам кажется, что организовать свой день, используя советы тайм-менеджмента у вас не получится, то вы глубоко заблуждаетесь. Конечно, любое начинание требует дисциплины и самоконтроля, но вы быстро «втянетесь» в этот процесс и начнете получать от него удовольствие.

Главное, не бросать начатое. Постарайтесь продержаться 30 – 40 дней, после чего планирование дня превратится в хорошую привычку, без которой вы просто не сможете жить.

Научитесь правильно распределять свое время. Тогда вы будете успевать не только работать, но и отдыхать, общаться с близкими и развлекаться с друзьями.

В переводе с английского «тайм-менеджмент» - управление временем. Понятно, что фактически им управлять невозможно. Имеется в виду упорядоченное использование рабочего и личного времени, исчисляемого минутами, часами, днями, неделями. Тайм- менеджмент - это учет и оперативное планирование.

Философия и практика управления временем - относительно новая наука, обретшая всемирную популярность лишь в 80-х годах ХХ столетия. Вокруг нее до сих пор множество мифов и заблуждений.

Основы

Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив работников, важно понимать, что система понятная и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми. Если человек живет бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит - он и тайм-менеджмент - две противоположные вещи. Продуктивности ради следует определиться с целями, которые преследует человек, постигающий данную науку. 4 кита тайм-менеджмента:

• оптимизация времени;
• планирование дня;
• учет времени;
• организация мотивации.

Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здравие, бодрость и светлый разум.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

На курсах тайм-менеджмента для начинающих тренеры рекомендуют воспользоваться матрицей, разработанной 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и незаменимыми навыками успешного человека. Пытаясь оптимизировать свое время в бесконечном круговороте дел, глава государства создал матрицу, работающую по принципу: «Не все важные дела срочны, не все срочные дела - важны». Это наглядное пособие тайм-менеджмента для мам и бизнесменов, строителей и артистов, позволяющее эффективно планировать и распределять ресурсы рационально.

Принцип действия

Матрица принесет плод, если цели реальны и поставлены они грамотно. Перед выполнением очередного задания необходимо отвечать на два вопроса:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

1. Важные срочные.
2. Неважные срочные.
3. Несрочные важные.
4. Неважные несрочные.

Срочные дела жизнь подбрасывает нам постоянно. Что же качается степени их важности, ответ каждый дает самостоятельно. Говоря о срочности, можно заключить, что этот критерий носит объективный характер. Например, позвонил одноклассник, с которым вы не виделись 5 лет, просит назначить встречу его родственнику и поспособствовать в поиске работы. Важно? Срочно? Согласуется с вашими целями? К какому типу отнести?

Важные срочные

Такие задачи нужно выполнять незамедлительно. Они являются и непосредственно связаны с вашими жизненными целями. Все упражнения тайм-менеджмента взяты из реальной жизни, срочные дела возникают внепланово и, нередко, не по вашей вине. Например, ребенок, нуждающийся в заботе, ухудшение здоровья, трудности на работе и т.д.

Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел к минимуму. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.

Безотказность - основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение. Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, подходящие для вас, предложите назначить на выполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т.д.). Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он? Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия. У нас нет времени на остановку, переосмысление происходящего, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.

Важные несрочные

Описываемый вариант поведения при тайм-менеджменте - управлении временем, содержит перечень задач, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике.

Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, добиваются выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет обстоятельно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточным результатам, проявлять гибкость.

К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питание, профилактика заболеваний и т.д.). Не стоит пренебрегать временем, т.к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.

Неважные срочные

По правилам экстремального тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, т.к. отвлекают от выполнения важных срочных и несрочных дел. Распространенные неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники. Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касаются компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать. Например, поломался холодильник, зачем просиживать часами над инструкцией, просмотрами видеороликов по его починке и предпринимать безуспешные попытки вернуть былую функциональность, когда можно быстро связаться с мастером и доверить работу ему? Тогда появится время на решение реальных насущных задач, требующих вашего внимания.

Несрочные неважные

Ответ на вопрос в тайм-менеджменте, как все успевать, лежит в полном исключении таких задач из повседневной жизни. Они являются беспощадными пожирателями свободного времени. Если ситуации из предыдущего квадрата незначительно отвлекают от основных целей, то несрочные неважные дела обладают отрицательным КПД. Речь идет о всеми любимых социальных сетях Instagram, Facebook и т.д. с бесцельным пролистыванием ленты, пустых переписках с друзьями, длительных просмотрах сериалов, «зависании» в компьютерных играх.

Такие задачи легкие, ни к чему не обязывающие. Основной их вред - в незаметном перекрывании естественного хода выполнения важных дел.

Если цель поставлена четко и имеет конкретные сроки исполнения, четвертый тип дел должен занимать минимум времени, а лучше, быть полностью исключенным. Не стоит самозабвенно погружаться в работу, не давая себе отдыха. Здесь актуально правило «делу - время, потехе - час».

Матрица Эйзенхауэра применима к любой сфере жизни: будь то тайм-менеджмент для мам в подготовке к новогодним праздникам или специалиста крупной корпорации, реализующего проект всей жизни.

Если цели поставлены верно, существует твердая уверенность в себе, а мотивация к действию крепка, сложностей возникнуть не должно.

Ниже представлен перечень способов управления временем тайм-менеджмента, которые помогут оптимизировать задачи различного приоритета.

Учимся говорить «нет»

Хорошее воспитание и сдержанность не позволяют нам отказаться от бесцельного выслушивания соседских историй о бурных выходных, приема незапланированного посетителя, участия в решении чужой проблемы. Экстремальный тайм-менеджмент называет такие ситуации «пожирателями» времени, которое можно было бы использовать более продуктивно. Принятие решения об отказе - ответственность, которую стоит взять на себя раз и навсегда. Наградой за старания станет большой запас времени в вашем распоряжении.

Правило «повозки и лошади»

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что тратите драгоценное время на то, что давно уже потеряло смысл? Выполняете по привычке работу, которая для достижения результата уже не требуется? По отзывам специалистов, тайм-менеджмент для женщин построен на решении данного вопроса. Рабочий график должен подвергаться систематическому пересмотру с целью удаления из него неинформативных отчетов и прочего.

Для наглядности предлагаем представить себе лошадь, везущую повозку. По мере движения повозка заполняется новым грузом, с каждым пройденным километром его становится все больше. Так ли необходимо ждать, когда животное выбьется из сил, предпринимая попытки тянуть непосильный груз? Большинство людей (подавляющее их число - женщины) уверены, что хорошо трудиться - значит много трудиться. Они нагружают себя все большим количеством задач, остаются после работы и не сожалеют о проведенных там выходных. Результатом такого альтруизма станет снижение эффективности труда и «эмоциональное выгорание», когда то, что вы делаете, теряет смысл.

Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать временем) - стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.

«Поедание слона»

Наиболее тяжелые для выполнения - сложные задачи глобальных масштабов. Основная их проблема в том, что результат будет виден не скоро, а изрядно потрудиться придется сейчас. В программах тайм-менеджмента их метафорично называют «слонами». Разобраться за один прием с целым «слоном» не удастся. Чтобы избавиться от него предлагается дробное решение проблем - разделение животного на «бифштексы». Кусочки должны иметь размер, оптимальный для «поедания» за один раз без дискомфорта и негативных эмоций.

Пример тайм-менеджмента для женщин: всеми «любимую» генеральную уборку можно разделить на несколько мероприятий меньшего масштаба: заняться перебором содержимого шкафов сегодня, а мытье окон отложить на завтра. Так, с каждым шагом двигаться вперед будет легче.

Главная проблема в том, что выращиванием «слонов» в несколько тонн мы занимается сами. Происходит это во время откладывания важных дел на потом. Даже если мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к выполнению, «слон» растет.

Когда ничего не остается кроме решения проблемы, оказывается, что она была не такой уж и сложной. Результатом продолжительного бездействия становится растраченный потенциал и масса негатива вокруг. И только полное завершение работы привнесет в жизнь позитив и энергию.

Техника «швейцарский сыр»

Основное отличие «сыра» от предыдущего метода тайм-менеджмента в решении задачи не «с головы до хвоста», а в произвольном порядке. Начинать целесообразно с легкодоступных участков, решение которых подарит позитивное настроение и прибавит уверенности в себе. Ежедневное «прогрызание» небольших дырок в сыре незаметно приведет к полному его поеданию.

Характерный пример: приступая к написанию статьи, автор изучил какой-либо аспект больше других или попросту интересуется этой темой. Начинать излагать мысли на бумаге нужно именно с данной темы.

Чтобы добиться максимальной эффективности труда, следует применять описанные методы в комплексе. Комбинация их будет индивидуальна в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности.

Тайм-менеджмент руководителя: от простого к сложному

Примерно полгода назад некий бизнес-журнал, производящий впечатление приличного:))), заказал у меня статью. Статья предназначалась "серьёзным руководителям" и должна была просветить их в том, что есть "правильный корпоративный тайм-менеджмент".

Статью я написал и предоставил в установленные сроки, но её так и не опубликовали. Почему? Неизвестно! (ибо рукописи по традиции "не рецензируются и не возвращаются"). М.б. редакция и одумается, но подобные тексты имеют свойство морально устаревать. Поэтому я и решил опубликовать статью здесь, в блоге. Читайте на здоровье!

Во-первых, никому не нравитсястранное словосочетание "тайм-менеджмент" , дословно переводимое на русский как "управление временем". Разумеется, временем (как и вселенной, космосом и проч.) могут управлять только особо продвинутые пациенты психиатрических клиник.

В "тайм-менеджменте" есть некая хитрая подмена понятий: мы учимся не управлять временем, ауправлять собой, своими действиями относительно (с учетом) времени . Тайм-менеджмент - это повышение нашей эффективности во времени.

Эффективность во времени также можно расшифровать какбыстроту, скорость (достигаем намеченных целее быстрее, чем раньше) и какпродуктивность, производительность (получаем больший объем результатов на единицу времени).

Правильнее было бы рассматривать "тайм-менеджмент" (раз уж исторически закрепился такой термин) какраздел самоменеджмента ; как лишь отдельные техники, направленные на повышение эффективности во времени.

Во-вторых, быть эффективным, "всё успевать" - это, конечно, замечательно... Но ни в одной книге, ни на одном тренинге по тайм-менеджменту почему-то ничегоне говорится о пределах и о цене эффективности . Существует своего рода "парадокс эффективности " - чем больше мы успеваем сделать, тем больше новых задач перед нами возникает. Но что в конце этого пути?

В конце бездумного наращивания личной эффективности -усталость, , эмоциональное выгорание, дауншифтинг . За много лет работы консультантом я уже знаю, как легко определить самого "эффективного" сотрудника в организации. Обычно этот тот, у кого самый усталый вид, и чья рабочая нагрузка в разы больше, чем у остального "неэффективного" персонала.

Мне неоднократно доводилось сталкиваться с тем, что рядовые сотрудники организации, насмотревшись на то, как вкалывает их "эффективный" руководитель, начинали просто саботировать любые тренинговые программы, связанные с повышением личной эффективности. Они воспринимали тайм-менеджмент как некую "потогонную систему работы", которую им пытается навязать руководитель.

Также я наблюдал достаточно много оченьэффективных руководителей (пишу без кавычек, т.к. это действительно высоко организованные и успешные люди ), которые пережили период "бурной любви" к тайм-менеджменту и прочим методикам повышения личной эффективности. Но потом разочаровались в этих методиках, "перегорели". Просто поняли, что: "Всей работы не переделаешь, как ни старайся!". Эффективность во времени становится для них гораздо менее значимой, чем эффективность в отношениях, в ценностях и т.п.

В-третьих, всё чаще встречаются случаи провального внедрениякорпоративного тайм-менеджмента . Главная причина этого в непонимании различий между персональным (индивидуальным) тайм-менеджментом и организационным (корпоративным). Иначе говоря, эффективностью организации во времени нам предлагают управлять также, как и личной эффективностью во времени. Разумеется, ничего хорошего из этого не получается... (Но об этом подробнее чуть ниже по тексту ).

Можно выделитьтри вида ()тайм-менеджмента (ТМ): 1) индивидуальный (или персональный); 2) ролевой (групповой); 3) организационный (корпоративный).

Индивидуальный ТМ - это навыки управления собой во времени отдельного человека; навыки, как если бы он был абсолютно независим от окружающих, и существовал бы в каком-нибудь своём отдельном мире.

Мы все в какой-то степени автономны; у каждого из нас есть своя частная жизнь; какие-то цели, проекты и начинания, которые мы делаем исключительно "для себя". Например, если я хочу изучить иностранный язык, или похудеть килограммов на 20 - это мои личные цели. Как я буду распоряжаться своим временем в процессе достижения этих индивидуальных целей - это и будет мой персональный тайм-менеджмент.

По умолчанию индивидуальный ТМ в большей степени предназначен для специалистов "свободных профессий" ( , творческих людей и т.п.), а также для предпринимателей-одиночек и для топ-менеджеров. Топ-менеджеры в этом списке оказались не случайно, т.к. предполагается, что они (по сравнению с другими сотрудниками) обладают гораздо большей свободой самостоятельно распоряжаться своим рабочим временем.

99% известных мне книг и тренингов управления временем посвящены обучению/развитию именно индивидуальных ТМ-навыков. Видимо, предполагается, что данные навыки человек может использовать по желанию и в личной жизни, и в профессиональной деятельности.

Список базовых индивидуальных ТМ-навыков (умений, компетенций) является открытым, но в обязательном порядке в него стоит включить следующие навыки самоорганизации:

1) Навык учёта и оценки затрат своего времени на различные задачи / активности.

2) Навык целеполагания (умение определять цели, формулировать их, корректировать и т.д.).

3) Навык планирования (в любом масштабе времени; но наиболее важным является умение планировать свой день).

4) Навык исполнения планов (умение выбирать приоритетные дела; умение принимать решения; умение распознавать и преодолевать "поглотители времени").

5) Навык восстановления сил, поддержания высокой работоспособности и мотивации ("драйва").

Для каждого из перечисленных навыков персонального тайм-менеджментасуществует множество техник . Описание каждого из "инструментов" потребовало бы написания солидной книги, поэтому приведу лишь пару примеров:

1) Дляучёта времени используется хронометраж (фотография/самофотография рабочего дня; компьютерные для учёта затрат рабочего времени), разного рода графики и контрольные листы.

2) Дляцелеполагания используются инструменты вроде SMART, CCCFT, GROW, пирамиды логических уровней Р.Дилтса, анализ "цели Х ценности" и др.

3) Дляпланирования используются разного рода системы, которые обычно называются по фамилиям их создателей: планирование "по методу АЛЬПЫ Л.Зайверта", "по Глебу Архангельскому", "по системе GTD Д.Аллена", "по методу Стивена Кови", "с использованием пирамиды Б.Франклина", "по методу18 минут П.Брегмана", "по технологии12 недель Б.Морана" и т.д.

Обычно в рамках каждой такой системы планирования разработан свой собственный ежедневник, который можно приобрести или в виде бумажного органайзера, или в виде компьютерной программы.

Некоторые системы планирования довольно сложны, т.к. предполагают выстраивание многоуровневой системы планов (от долгосрочных - к ежедневным). Но существуют и сравнительно простые системы планирования (например, "Автофокус" М.Форстера), в основе которых лежат обычные списки задач/дел (to-do list).

4) Для эффективногоисполнения запланированного применяются довольно разноплановые методы. Например, для борьбы с "поглотителями времени" можно применять разные способы организации рабочего пространства, ограничения информационного потока ("инфодиету ").

Для оперативного принятия решений (корректировок плана в течение дня) применяются разные техники приоритезации задач/дел: матрица Эйзенхауэра, выделение "ключевых целей", правило 80/20 (по Р.Коху) и т.д.

Отдельная ветка методов связана с повышением персональной исполнительской дисциплины - выработкой правильных рабочих рутин и ритуалов, закрепление разного рода полезных привычек.

5) К"энергетическим" техникам тайм-менеджмента можно отнести учёт персональных биоритмов и умение в течение дня выбирать наиболее оптимальное время для решения отдельных задач; ритмичность в работе, чередование периодов работы/отдыха (например, отдельная техника здесь - т.н. "помидорный тайм-менеджмент "); умение конструктивно отдыхать; умение жить разносторонней, сбалансированной жизнью и т.д.

Как видите, выбор методов персонального ТМ обширен. При этом нельзя сказать, что какие-то техники лучше, а какие-то хуже. Или что какие-то методы проще, а какие-то сложнее. В персональном тайм-менеджменте важна лишь индивидуальная совместимость человека с какой-то конкретной техникой. Вот уже много лет не устаю повторять: "Лучшие методы тайм-менеджмента - это удобные (и эффективные)лично для вас методы!".

Ролевой тайм-менеджмент - этонавыки управления отношениями /коммуникациями с окружающими нас людьми. Мы не живём в пустоте, наша жизнь и наша работа связаны с другими людьми. Это означает, что наша эффективность (в т.ч. и во времени) зависит от умения выстраивать правильные отношения с окружающими.

В каждом виде отношений мы играем определённуюсоциальную роль . Каждая роль - это набор функций; своего рода перечень требуемых для её поддержания действий и поступков. Роль руководителя предполагает прежде всего управленческое общение, в процессе которого руководитель обучает и инструктирует сотрудников, ставит задачи и распоряжается, координирует работу, предоставляет обратную связь и т.д.

Главная идея ролевого ТМ заключается в том, что у нас должно быть достаточно времени на выполнение всех функций, необходимых для поддержания желаемой системы отношений. Например, у руководителя организации должно находиться время и на общение с собственными сотрудниками, и на внешние коммуникации. У него должно хватать времени и на роль лидера, и на роль коуча, и на роль переговорщика и т.д. (например, классик менеджмента Г.Минцберг выделяет 10 ролей менеджера ).

Не секрет, что самый большой "поглотитель времени" и помеха в достижении наших целй - это другие люди. Существует множество способов "украсть" наше время: отвлекать "не по делу"; манипулировать; использовать "обратное делегирование" и т.д. C другой стороны, окружающие могут быть не толькотайм-вампирами , но и ценными помощниками в достижении наших целей. Какие-то задачи им можноделегировать (и тем самым сэкономить своё время). Энергия команды единомышленников всегда превышает силы одного человека. Поэтому производительность (т.е. эффективность во времени) команды всегда выше производительности отдельного человека.

Компетентность в ролевом ТМ означает, с одной стороны, способность прекращать (минимизировать) непродуктивные отношения, а с другой стороны, выстраивать ресурсные отношения с другими людьми.

К базовым навыкам ролевого ТМ можно отнести:

1. Навыкролевой идентификации (это ответы на вопросы: Кто я? Какие социальные роли определяют моё "Я"? Какие роли приоритетны - т.е. я должен уделять им больше времени? Что конкретно я должен делать для этого, какие функции выполнять?)

2. Навыкустановленияресурсных отношений (целенаправленное формирование своей сети личных отношений и деловых связей, которая станет "ускорителем" - усилит вашу эффективность во времени).

3. Навыкподдержания ресурсных отношений (отношения - это ролевые взаимообязательства, это своего рода "обмен услугами". Любые отношения требуют затрат - в т.ч. времени - на их поддержание, и нужно уметь оптимизировать эти затраты)

4. Навыкпрекращения отношений (нужно уметь корректно разрывать отношения с негативными людьми, которые становятся нашим "поглотителем времени". Важно это делать так, чтобы сам разрыв отношений не приводил к ещё худшим последствиям - конфликтам, скрытой враждебности, чувству вины и т.п.).

К сожалению, методов и техник ролевого тайм-менеджмента крайне мало. Частично эти методы ещё только разрабатываются, частично заимствуются из коучинга, бизнес-консультирования, психотерапии и т.д. Например, для анализа и оптимизации системы отношений можно использовать модифицированнуюкарту стейкхолдеров (инструмент анализа стейкхолдеров, предложенный Э.Фриманом в стратегическом менеджменте) или другие методы картирования социальных ролей.

Корпоративный тайм-менеджмент - это оптимизация деятельности организации относительно временного параметра. Объектом управления в персональном ТМ являетсясам человек ; объектом управления в ролевом ТМ являетсясистема отношений с другими людьми; объектом управления в корпоративном ТМ являетсяорганизация в целом и её отдельные подсистемы (финансы, маркетинг, производство, персонал и т.д.).

Каждая отдельная подсистема - это обычноцикличное повторение основных бизнес-процессов. Например, в маркетинге можно говорить ожизненном цикле продукта (товара): с момента его разработки до момента полного вывода продукта с рынка. Аналогичным образом существуютпроизводственные циклы, финансовые, управленческие и т.д. Все циклы связаны друг с другом. Метафорически организацию можно представить как часовой механизм, внутри которого вращаются зубчатые колёса, тесно связанные друг с другом; где от скорости вращения каждого колеса зависит вращение всех остальных.

В своей книге"Интеграция" Ицхак Адизес обозначил в качестве главной проблемы любого бизнесадезинтеграцию отдельных бизнес-систем . Изменения в разных отделах (подсистемах) организации происходят с разной скоростью. Следовательно, отделы имеют разный "возраст". Например, маркетинг должен меняться максимально быстро, оставаясь "вечно молодым". При этом бухгалтерия придерживается стабильного порядка, установленного десятилетиями, и ведёт себя как консервативный "старик". Из-за подобной разнице в "возрасте" бизнес-структур в организации и возникает дезинтеграция, она становится неэффективной и плохо управляемой.

На мой взгляд, вместо "дезинтеграции" точнее было бы использовать термин "десинхронизация " (или "рассинхронизация"). Но метафора "конфликта поколений", который возникает между орг.структурами, существующими как бы в разном времени, у Адизеса очень удачна.

В начале статьи я упомянул о том, что сегодня существует своеобразная подмена понятий, когда под "корпоративным тайм-менеджментом" понимается персональный тайм-менеджмент, спроецированный на организацию.Как сегодня чаще всего внедряют "корпоративный" тайм-менеджмент? Сначала проводится тренинг для руководства и ведущих специалистов. На этом тренинге они осваивают навыки и инструменты личной (индивидуальной!) эффективности, к примеру, учатся планировать своё время с помощью MS Outlook. Обычно топ-менеджеры достаточно заинтересованы в повышении своей личной эффективности, и обучение проходит "на ура".

После этого прошедшим тренинг предлагают мотивировать (разнести по организации "тайм-менеджерскую бациллу") всех остальных сотрудников на изучение тайм-менеджмента. Независимо от того, удаётся это, или нет, для всех остальных сотрудников также проводится обучение навыкам персонального ТМ. А чтобы изученное не забывалось, в организации вводят "ТМ-стандарт", в котором формулируются "времясберегающие" правила внутренних коммуникаций, постановки задач, проведения встреч и т.д. После этого считается, что "корпоративный тайм-менеджмент" успешно внедрён.

Если уж каждый повысил свою личную эффективность во времени, то предполагается, что и организация наверняка стала более эффективной во времени.Но так ли это на самом деле?

Кстати, а что на самом деле внедрено? Если посмотреть со стороны организации в целом, торезультат внедрения типичного "корпоративного тайм-менеджмента" это: 1) частично упорядоченные внутренние коммуникации; 2) немного оптимизированные процедуры оперативного управления (постановка задач, контроль и т.п.); 3) немного улучшенный (автоматизированный с помощью, скажем, MS Outlook) внутренний документооборот, связанный с внутренними коммуникациями и оперативным управлением. И всё! Но насколько эти незначительные улучшения решают глобальную проблему дезинтеграции (десинхронизации) бизнеса в целом?!

По моему мнению, эффективность бизнес-систем по критерию времени зависит от применения технологий и методов, опирающихся на "поточную (или процессную) методологию". "Поточная методология " - это представление о динамике, об изменениях в состоянии организационных подсистем с течением времени. "Поток" - это когда есть начальное состояние системы "на входе"; есть процесс изменений (во времени); и есть конечное состояние системы "на выходе". Временные характеристики "потока" могут меняться, в т.ч. и под нашим управленческим воздействием.

Чтобы не было слишком абстрактно, приведу несколько примеров. Что такое "поточная методология", скажем,в управлении персоналом ? Это представление об управлении персоналом как о кадровой логистике - т.е. как о "жизненном цикле сотрудника ", с момента его привлечения к работе и трудоустройства, до момента его увольнения. В подавляющем большинстве случаев (т.к. затраты на привлечение, адаптацию и обучение и т.д. довольно высоки), менеджмент организации заинтересован в том, чтобы "замедлить " движение потока персонала сквозь организацию.

Конкретных HR-инструментов (которые по сути можно назвать "методами кадрового тайм-менеджмента"), предназначенных для решения задачи "замедления" кадрового потока, множество. Например, это программы карьерного консультирования внутри организации; это также модные сегодня программы "повышения лояльности и вовлеченности" персонала и т.д.

В управлении производством "поточная методология" наиболее ярко выражена в понятиипроизводственного цикла (время нахождения изделия в производстве с запуска сырья до получения готового изделия). Универсальной задачей любого производственного менеджмента является сокращение длительности производственного цикла (т.е. "ускорение ").

Методов и инструментов с помощью которых можно "ускорить" производственный цикл также много. Диапазон этих методов разнообразен: от математического моделирования и расчёта производственных операций, до простых и удобных на практике приёмов Lean Production ("бережливое производство"; т.н. "производственная система Тойоты" и её современные модификации). Методы, с помощью которых можно оптимизировать производственный процесс во времени ("ускорить") также условно можно назвать "методами производственного тайм-менеджмента".

Повторю, что абсолютно любая подсистема организации может быть рассмотрена с точки зрения "поточной методологии" (сбыт - с точки зрения "жизненного цикла товара"; финансы - с точки зрения управления финансовыми/денежными потоками, и т.д.). И в каждой подсистеме будут свои методы оптимизации по фактору времени (т.е. свой "тайм-менеджмент").

Следовательно, если говоритьо подлинном корпоративном тайм-менеджменте , то основная задача руководителя заключается в том, чтобысинхронизировать систему . То есть организовать взаимодействие организационных подсистем друг с другом таким образом, чтобы ни одна из них не "отставала" во времени, или не "убегала вперёд". Руководитель подобен часовщику, который обеспечивает наилучшее сцепление "колёсиков" (организационных подсистем).

Кто этим может заниматься в организации? Специальности "тайм-менеджер" вы не найдёте ни в одном квалификационном справочнике. Поэтому главная задача корпоративного ТМ (синхронизировать подсистемы организации) обычно ложится на плечи первого лица. Но по факту главным "часовщиком" в компании часто становится топ-менеджер, который (независимо от того, как формально называется его должность) обладает сильными навыками системного анализа и синтеза, является "дженералистом от Бога".

Какие методы менеджмента можно использовать для решения главной задачи корпоративного ТМ? Сразу хочу сказать, что каких-то особых "тайм-менеджерских" инструментов здесь не существует, но вполне подойдут и уже известныеинструменты стратегического и проектного управления . Например, мне доводилось видеть, как внедрение в работу компаниипростого сетевого графика помогало "синхронизировать" различные подразделения, и в разы улучшало эффективность организации во времени.

В заключение хотелось бы сказать, чтов современной России "корпоративный тайм-менеджмент" фактически отсутствует . Можно говорить лишь об отдельных успешных консалтинговых проектах по "синхронизации" бизнеса, либо об отдельных кейсах эффективного "синхронистичного" управления компаниями.

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно !

Определение управления временем

Управление временем - это наука, основной задачей которой является повышение производительности труда и выдача бОльших результатов за единицу времени.

Наука относительно новая, ей не более 10-15 лет.

Кому больше всего потребуется тайм-менеджмент

Мы собрали список фраз, которые часто произносятся во время работы. Проверьте себя. Звучала ли из ваших уст хотя бы одна из фраз за последние 2 недели?

Вот эти фразы:

1. Я весь в делах
2. Когда мне этим заниматься?
3. Отложу это, сейчас нет времени
4. Жаль, я не робот и не могу работать по 20 часов в сутки
5. Заработался и забыл

Узнали себя? Тогда вам будет полезна эта методика.

Фундамент методики

На самом деле методика очень проста. Чтобы её понять, нужно всего лишь изучить основную схему действий. От вас не потребуется ничего тяжёлого и трудновыполнимого.

Всё, что вам нужно, это:

1. Рассортировать дела на главные и неглавные. Неглавные нужно отложить и не заниматься ими
2. Распределить главные дела в календаре по дням
3. Приступить к выполнению задач
4. Произвести разбор полётов после выполнения (что заняло много времени, где были узкие места, какие подводные камни не удалось предусмотреть)

Действие 1. Нахождение самых важных дел

Мы понимаем, что часто у вас возникает мысль: «Как же я могу не сделать вот это дело, оно же очень нужно мне». Действительно, очень сложно перебороть себя и не браться за все задачи сразу. Что было действительно важно - выясняется позже, когда приходит понимание, что вот эту задачу можно было отложить на пару недель, хотя она казалась критичной.

Итак, первое действие - нужно записать абсолютно всё, что вам предстоит сделать.

Чаще всего для записи выбирают лист бумаги. Однако это не очень удобный путь, потому как быстро устаёшь записывать и вносить правки в записи, ведь планам свойственно меняться.

Для записи всех дел лучше всего подойдёт программа-планировщик . Это специализированная программа для составления списков заданий для самого себя.

Вот пример горы дел, что можно выгрузить из головы в программу:

Что из этого по-настоящему важно, а что может подождать? Чтобы выделить главные задачи, нужно применить простое правило тайм-менеджмента: сначала выполняйте те задачи, которые способствуют достижению ваших целей.

Сформулируйте цели , а теперь пройдитесь по списку дел, что вы набросали. Дела, которые не помогают в достижении, переместите в нижнюю часть.

К важным делам можно прикрепить цветной ярлычок - метку. В итоге получится такая картина:

Такая ручная сортировка дел на важные и неважные основывается на известном принципе Парето. Суть его в том, что 80% достигнутых результатов производятся благодаря выполнению всего 20% задач. Остальные 20% результатов появляются в результате выполнения 80% задач.

Действие 2. Планирование выполнения дел

Вам необходимо назначить для каждой задачи конкретную дату выполнения. Для некоторых дел дополнительно назначить время.

Пример дневного расписания:

Два важных совета, которые пригодятся при планировании рабочего времени:

1. Не перегружайте дневной план. Если чувствуете, что не успеете выполнить всё - лучше распределите часть задач по другим дням
2. Стремитесь сделать задачи простыми и короткими. Избегайте задач на несколько дней. Если дело длинное - распишите его на более мелкие подзадачи, а затем разместите их в календаре

Всегда имеются задачи, которые привязаны к конкретному времени. Это может быть важный конференц-звонок или планёрка.

Такие задачи удобно располагать на временной шкале для наглядности.

Посмотрите, насколько аккуратно выглядит почасовое расписание:

Золотые правила, которые помогут составить расписание на день:

1. Не планировать весь рабочий день поз завязку. Оставить до 20% свободного времени
2. Помещать в почасовой план «зелёные зоны» - области свободного времени на 10-20 минут между делами, привязанными ко времени
3. Назначайте самые сложные задачи на утро (до 12.00). В этом периоде у человека наблюдается максимум продуктивности
4. Создавайте для себя напоминания, которые помогут не пропустить что-нибудь важное
5. Если имеются несколько похожих задач, лучше выполнять их за один проход

Вот таким уведомлением программы для управления временем могут привлечь ваше внимание к нужной задаче. Выводится такое напоминание на компьютере, а также смартфоне:

Мы подготовили для вас видеообзор о том, как в программе планировать предстоящую неделю

Действие 3. Выполнение задач из плана

После того, как запланированное дело будет выполнено, необходимо присвоить ему статус «Завершено». В программе это делается в 2 клика:

И ещё один совет. Мы понимаем, что иногда хочется работать без отдыха и выходных, чтобы сделать больше. Но всё же необходимо трудиться более равномерно, чтобы работа и отдых сменяли друг друга.

Действие 4. Анализ выполненной работы и процента завершения плана

В конце каждого дня необходимо производить анализ проделанной работы. Он поможет вам понять, насколько эффективно вы потратили время. Быть может найдутся задачи, которые отъели бОльшую часть рабочего времени. Также полезно выяснить, насколько вы близки к завершению плана.

Невыполненные задачи необходимо переназначить на другой день.

Часто планы не завершаются к назначенной дате. Мы выделяем 4 основные причины этой неприятности:

1. Неточная оценка времени, которое потребуется для выполнения задачи
2. Постоянное расширение плана (добавление новых срочных задач)
3. Низкая продуктивность в работе
4. Недостаток свободного, нераспланированного времени внутри плана (все задачи располагаются впритык)

Какие бывают системы тайм-менеджмента

В настоящий момент существует несколько десятков систем тайм-менеджмента. Есть как жёсткие системы, регламентирующие всю схему разбора задач, так и гибкие, предоставляющие набор рекомендаций в разборе дел. Но у всех систем прослеживается вышеупомянутый механизм: выбирай главные дела, распределяй по дням, делай, анализируй .

Мы выбрали самые распространённые системы.

Программы для тайм-менеджмента

Чтобы управлять временем максимально легко и удобно, мы рекомендуем использовать специализированные программы для компьютеров и смартфонов. Приложения позволяют составлять списки заданий для каждого дня, отображать почасовую шкалу, собирать разрозненные задачи в проекты и прочее.

Одна из самых известных и простых программ для управления временем - ЛидерТаск.

Сравнительный анализ программ-планировщиков показывает, что ЛидерТаск превосходит аналоги по мощности функционала. С ним вы можете использовать любую методику тайм-менеджмента.